Datenschutzerklärung

(1) Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und den Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten (nachfolgend „Daten") innerhalb unserer B2B-Matchmaking-Plattform „wir-kmu" unter der Domain www.wir-kmu.de auf.

(2) Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
DACH-Digitalisierung UG (haftungsbeschränkt)
Fritz-Ehrmann-Straße 57, 71540 Murrhardt, Deutschland
Vertreten durch den Geschäftsführer: Gabor Andriska
E-Mail: kontakt@wir-kmu.de | Telefon: +49 7192 9180255

(3) Ein gesonderter Datenschutzbeauftragter ist gesetzlich nicht erforderlich. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an den Verantwortlichen.

(4) Datenminimierung und Zweckbindung: Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach den Grundsätzen der Datenvermeidung und Datensparsamkeit sowie streng zweckgebunden zur Bereitstellung unserer vertraglichen Leistungen.

(1) Die Plattform wird auf einem virtuellen Server (VPS) der IONOS SE betrieben, der sich in einem Rechenzentrum in Spanien (Europäische Union) befindet.

(2) Datensicherheit und Backups: Zum Schutz vor Datenverlust und Systemausfällen werden regelmäßige, verschlüsselte offline Backups erstellt. Diese Sicherheitskopien dienen der Notfallwiederherstellung und unterliegen denselben Sicherheitsstandards wie das Live-System.

(3) Auftragsverarbeitung: Mit dem Hosting-Dienstleister (IONOS SE) besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.

(4) Server-Protokolldateien: Bei jedem Aufruf unserer Website speichert unser Webserver automatisch Zugriffsdaten in Protokolldateien: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite (ohne angehängte Parameter), Statuscode, übertragene Datenmenge, die verweisende Seite (ohne angehängte Parameter) sowie Browser und Betriebssystem. Bei technischen Fehlern werden zusätzlich Fehlermeldungen mit den Daten der betroffenen Anfrage protokolliert. Wir verarbeiten diese Daten, um den sicheren und stabilen Betrieb der Plattform zu gewährleisten sowie Fehler und Angriffe zu erkennen. Die Protokolldateien löschen wir automatisch nach 14 Tagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

(1) Registrierung und Unternehmensprüfung (KYB): Bei der Registrierung erfassen wir Unternehmensdaten (einschließlich Geschäfts- und ggf. abweichender Rechnungsadresse sowie der angegebenen Branche), Kontaktdaten, Zugangsdaten sowie steuerliche Identifikatoren (USt-IdNr. bzw. UID/Steuernummer).

Prüfung der Angaben: Jede Registrierung wird vor der Freischaltung des Nutzerkontos manuell geprüft. Bei Vorliegen einer EU-USt-IdNr. wird diese zusätzlich automatisiert über die VIES-Schnittstelle der EU-Kommission abgefragt; das Ergebnis fließt in die manuelle Prüfung ein. Die manuelle Prüfung kann an Werktagen telefonisch, per E-Mail oder über gesondert vereinbarte Kommunikationswege durchgeführt werden. Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherstellung der B2B-Exklusivität und Betrugsprävention).

(2) Zahlungsabwicklung: Kostenpflichtige Abonnements werden über den Zahlungsdienstleister Stripe abgewickelt. Zahlungs- und Kartendaten werden direkt bei Stripe verarbeitet und nicht auf unseren Servern gespeichert (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Im Rahmen der Zahlungsabwicklung über Stripe kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten an Stripe-Konzerngesellschaften und Subunternehmer außerhalb der EU/des EWR, insbesondere in die USA, kommen. Diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage der von der EU-Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Data Processing Agreement) mit Stripe sind. Weitere Informationen stellt Stripe unter https://stripe.com/de/privacy bereit. Bei Teilnahme an einer kostenfreien Runde (§ 5 Abs. 5 AGB) werden keine Zahlungsdaten erhoben und keine Daten an Stripe übermittelt, solange Sie kein Abonnement abschließen.

(3) Rechnungslegung: Die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen erfolgt über Lexware im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses.

(4) Meldeformular (Digital Services Act): Über das öffentlich zugängliche Meldeformular können rechtswidrige Inhalte oder Verstöße gemeldet werden. Dabei erfasst werden der gemeldete Sachverhalt sowie, sofern freiwillig angegeben, Name und E-Mail-Adresse der meldenden Person (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den Vorgaben des Digital Services Act, hilfsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

(1) Nimmt ein Nutzer eine an ihn gerichtete Direktanfrage oder eine Antwort auf einen von ihm erstellten KaffeeKontakt an, werden die hinterlegten geschäftlichen Kontaktdaten (u. a. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie ggf. hinterlegte Ansprechpartner- und Verfügbarkeitsangaben) automatisiert an die anfragende bzw. antwortende Gegenpartei übermittelt, damit die direkte geschäftliche Kontaktaufnahme erfolgen kann. Bei KaffeeKontakten wird zusätzlich ein direkter B2B-Chat zwischen den beteiligten Nutzern eröffnet. Vor der Annahme werden bei KaffeeKontakten weder der Firmenname noch die Kontaktdaten des erstellenden oder des antwortenden Nutzers angezeigt.

(2) Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des durch die Annahme zwischen den beteiligten Nutzern zustande kommenden Vermittlungsverhältnisses) sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse beider Parteien an der Anbahnung des geschäftlichen Kontakts).

(3) Über die bevorstehende Datenweitergabe wird unmittelbar vor der Annahme durch einen entsprechenden Hinweis auf der Plattform informiert.

(4) Business-Kennenlernen: Wenn Sie die Funktion „Business-Kennenlernen“ in Ihrem Profil einschalten, nimmt Ihr Unternehmenskonto an einem wöchentlichen, automatisierten Abgleich teil, bei dem jeweils zwei teilnehmende Unternehmen einander vorgeschlagen werden. Beide Seiten erhalten per E-Mail Firmenname, Branche, Ort bzw. Gebiet und einen gekürzten Beschreibungstext des vorgeschlagenen Unternehmens; auf einer Vorschlagskarte im Dashboard werden zusätzlich Website und Profilbild sowie – nur wenn hinterlegt – Name und Position der Ansprechperson angezeigt. Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer werden erst freigegeben, wenn beide Seiten ihr Interesse bestätigen; eine Ablehnung wird der Gegenseite nicht angezeigt. Die Teilnahme ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft im Profil oder über den Abmeldelink in jeder Vorschlags-E-Mail beendet werden. Ihre Zustimmung und deren Widerruf protokollieren wir zum Nachweis (Zeitpunkt, Textversion, IP-Adresse). Die IP-Adresse löschen wir nach 90 Tagen, bei Löschung Ihres Kontos sofort; die übrigen Protokolldaten löschen wir mit Ablauf des dritten Kalenderjahres, das auf die Löschung Ihres Kontos folgt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), für die Protokollierung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis der Einwilligung).

(1) Informationen zu ähnlichen Diensten: Wir nutzen die im Rahmen der Registrierung erhobene geschäftliche E-Mail-Adresse, um Bestandskunden über Plattform-Funktionen sowie eigene, ähnliche B2B-Dienste zu informieren.

(2) Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG.

(3) Widerspruchsrecht: Der werblichen Nutzung der E-Mail-Adresse kann jederzeit formlos über den Abmeldelink in der jeweiligen E-Mail oder per Nachricht an kontakt@wir-kmu.dewidersprochen werden.

(4) Allgemeine Newsletter: Für darüber hinausgehende werbliche E-Mail-Kampagnen oder Broadcast-Mitteilungen wird vorab eine gesonderte Einwilligung im Double-Opt-in-Verfahren eingeholt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

(5) Über neue Ereignisse in Ihrem Konto informieren wir Sie per Sammel-E-Mail. Diese Benachrichtigungen können Sie jederzeit in Ihren Kontoeinstellungen unter „E-Mail-Benachrichtigungen“ abschalten; Ereignisse aus der Zeit der Abschaltung senden wir auch nach dem Wiedereinschalten nicht nach. E-Mails, die für die Durchführung des Vertrags oder die Sicherheit Ihres Kontos erforderlich sind, erhalten Sie weiterhin.

(1) Mit Ihrer Einwilligung setzen wir auf unseren öffentlich zugänglichen Seiten die Open-Source-Software Umami ein, um zu erkennen, über welche Kanäle Besucherinnen und Besucher zu uns gelangen und welche Seiten genutzt werden. Umami betreiben wir selbst auf unserem Server, den wir bei der IONOS SE in einem Rechenzentrum in Spanien (Europäische Union) gemietet haben. Die Daten werden weder an den Hersteller von Umami noch an sonstige Dritte übermittelt.

(2) Das Analyse-Skript wird erst geladen, nachdem Sie im Einwilligungsbanner „Zulassen“ gewählt haben. Es setzt keine Cookies, liest aber Informationen aus Ihrem Browser aus und übermittelt sie an unseren Server: die aufgerufene Seite einschließlich etwaiger Kampagnenparameter (zum Beispiel „utm_source“), den Seitentitel, die verweisende Seite, Bildschirmgröße und Spracheinstellung, Browser, Betriebssystem und Gerätetyp sowie die IP-Adresse. Wird anschließend eine Registrierung abgeschickt, erfassen wir dies als Ereignis, ohne Angaben aus der Registrierung. Seiten im geschützten Nutzerbereich und Seiten mit persönlichen Bestätigungslinks werden nicht erfasst.

(3) Die IP-Adresse verwendet Umami nur, um daraus das Land, die Region und den Ort abzuleiten und eine pseudonyme Besuchskennung zu bilden. Die Besuchskennung ist ein Hashwert, der mit einem monatlich wechselnden Schlüssel gebildet wird. Die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert. Wir werten die Daten nur in zusammengefasster Form aus und führen sie nicht mit Ihrem Nutzerkonto zusammen. Die Messdaten löschen wir 12 Monate nach ihrer Erhebung.

(4) Ihre Entscheidung speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers (Entscheidung, Datum, Version dieses Abschnitts und eine zufällig erzeugte Kennung), damit das Banner nicht bei jedem Seitenaufruf erscheint. Diese Speicherung ist für die Verwaltung Ihrer Einwilligung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Nach 12 Monaten oder wenn sich dieser Abschnitt ändert, fragen wir erneut. Zum Nachweis Ihrer Entscheidung speichern wir außerdem auf unserem Server die zufällig erzeugte Kennung, die Entscheidung, den Zeitpunkt und die Version dieses Abschnitts, ohne IP-Adresse und ohne sonstige Angaben zu Ihrer Person; die Kennung wird nicht an Umami übermittelt. Diese Nachweisdaten löschen wir mit Ablauf des dritten Kalenderjahres, das auf Ihre Entscheidung folgt. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

(5) Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie im Fußbereich jeder Seite „Cookie- und Analyse-Einstellungen“ öffnen und „Ablehnen“ wählen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

(6) Aufrufe unserer Kurzlinks (zum Beispiel wir-kmu.de/li) zählen wir unabhängig von Ihrer Einwilligung nur als Gesamtzahl je Kurzlink und Tag, ohne IP-Adresse und ohne sonstige Angaben zu Ihrer Person.

(1) Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. steuerrechtliche Vorgaben nach HGB/AO) entgegenstehen.

(2) Fristen im Registrierungsprozess:

Abgebrochene oder unvollständige Registrierungen werden nach 7 Tagen gelöscht.

Registrierungen, die sich in der manuellen Prüfung befinden, speichern wir bis zum Abschluss der Prüfung. Ist die Prüfung nicht innerhalb von 30 Tagen nach der Registrierung abgeschlossen, lehnen wir die Registrierung ab; für die Daten abgelehnter Registrierungen gilt der folgende Satz.

Abgelehnte Registrierungen werden nach 180 Tagen gelöscht, sofern keine erneute Registrierung versucht wurde, spätestens jedoch nach 365 Tagen unabhängig davon.

(3) VIES-Prüfergebnis: Das Ergebnis der Prüfung Ihrer USt-IdNr. über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem der EU (VIES) speichern wir zusammen mit den dabei übermittelten Angaben zu Ihrem Unternehmen (insbesondere Name und Anschrift) und dem Zeitpunkt der Prüfung. Es dient als Nachweis für die Aufnahmeentscheidung und für die umsatzsteuerliche Behandlung unserer Rechnungen. Haben wir Ihrem Unternehmen Rechnungen gestellt, bewahren wir es auf, solange für diese Rechnungen steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen (§ 147 AO, § 14b UStG; bis zu 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der letzten Rechnung). Andernfalls löschen wir es mit Ablauf des dritten Kalenderjahres, das auf die Prüfung folgt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO und § 14b UStG, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO.

(4) AGB-Zustimmungsnachweis: Zeitpunkt, Version und IP-Adresse der bei der Registrierung akzeptierten AGB speichern wir als Nachweis des Vertragsschlusses. Die IP-Adresse löschen wir nach 90 Tagen, bei Löschung Ihres Kontos sofort; Zeitpunkt und Version bewahren wir aus denselben beweisrechtlichen Gründen bis zum Ablauf des dritten Kalenderjahres auf, das auf die Löschung Ihres Kontos folgt.

(5) Nachrichten in KaffeeKontakt-Chats: Nachrichteninhalte werden auf unseren Servern verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM, Verschlüsselung ruhender Daten). Es handelt sich nicht um eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung; der Betreiber verwaltet den Schlüssel und hätte technisch Zugriff auf die Inhalte. Ein Chat bleibt für die beteiligten Nutzer sichtbar, solange der letzte Nachrichtenaustausch (bei einem Chat ohne Nachrichten: die Annahme der Antwort) weniger als 6 Monate zurückliegt. Danach wird der Chat für beide Nutzer ausgeblendet und für weitere 6 Monate ausschließlich im Wege eines direkten administrativen Datenbankzugriffs vorgehalten, um etwaige Rechtsansprüche klären zu können; den Nutzern steht er in dieser Zeit nicht mehr zur Verfügung. Nach insgesamt 12 Monaten seit dem letzten Nachrichtenaustausch werden die Nachrichteninhalte sowie der Text der Antwort unwiderruflich gelöscht. Gespeichert bleiben lediglich der Text des KaffeeKontakts, solange das Nutzerkonto des erstellenden Unternehmens besteht, sowie Metadaten (die beteiligten Unternehmen, der Datensatz der angenommenen Antwort ohne deren Text sowie Zeitpunkt und Anzahl der Nachrichten), damit die Kontakthistorie angezeigt werden kann. Wird ein beteiligtes Nutzerkonto gelöscht, entfernen wir dessen Kennung mit Ablauf des dritten Kalenderjahres, das auf die Löschung folgt, aus diesen Metadaten; sind alle beteiligten Konten gelöscht, löschen wir die Metadaten (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Diese Fristen gelten unabhängig davon, ob ein beteiligtes Nutzerkonto zwischenzeitlich gelöscht wurde; ein gelöschtes Konto erscheint in solchen Chats nur noch als „Gelöschtes Konto". (Rechtsgrundlage der Aufbewahrung nach dem Ausblenden: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Durchsetzung und Abwehr von Rechtsansprüchen.)

(5a) Ist ein Rechtsstreit anhängig oder ernsthaft zu erwarten, kann die Aufbewahrung und Löschung einzelner Chats sowie des Textes des zugehörigen KaffeeKontakts für die Dauer des Rechtsstreits ausgesetzt werden. Die Aussetzung endet, sobald der Grund entfallen ist.

(5b) Antworten auf KaffeeKontakte: Lehnt der Ersteller eines KaffeeKontakts eine Antwort ab, kann er optional einen vorgegebenen Ablehnungsgrund auswählen; wird ein KaffeeKontakt vollständig belegt, beendet oder läuft er ab, wird ein entsprechender Grund automatisch gesetzt. Der Grund wird ausschließlich dem Nutzer angezeigt, dessen Antwort abgelehnt wurde, und zwar für 30 Tage nach der Ablehnung. Nicht angenommene Antworten (abgelehnt, zurückgezogen, entfernt oder abgelaufen) einschließlich des Ablehnungsgrunds speichern wir für 12 Monate nach dem Ende des KaffeeKontakts und löschen sie danach. Für angenommene Antworten gilt Absatz 5: Der Inhalt der Antwort wird zusammen mit den Nachrichteninhalten des zugehörigen Chats nach den dort genannten Fristen gelöscht; die dort genannten Metadaten bleiben gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Speicherung nach Ende des KaffeeKontakts Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Nachvollziehbarkeit abgewickelter KaffeeKontakte und der Verhinderung von Missbrauch).

(6) Nachricht bei Direktanfragen: Eine optionale Nachricht, die einer Direktanfrage beigefügt wird, wird 30 Tage nach Annahme, Ablehnung oder Ablauf der Anfrage automatisch gelöscht. Die Anfrage selbst (Status, Zeitpunkt, beteiligte Unternehmen) bleibt hiervon unberührt.

(7) Protokollierung von Kontaktfreigaben: Bei der Registrierung, beim Senden und Annehmen einer Direktanfrage sowie bei der Bestätigung Ihres Interesses an einem vorgeschlagenen Kontakt protokollieren wir zum Nachweis des jeweiligen Vorgangs die beteiligten Nutzerkonten, die Art des Vorgangs, den Zeitpunkt, einen daraus gebildeten Prüfwert sowie die IP-Adresse. Die IP-Adresse wird nach 90 Tagen gelöscht, bei Löschung eines beteiligten Kontos sofort. Die übrigen Protokolldaten löschen wir mit Ablauf des dritten Kalenderjahres, das auf den jeweiligen Vorgang folgt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Nachweis dieser Vorgänge, insbesondere zur Abwehr unberechtigter Ansprüche).

(8) Protokollierung von Verwaltungsentscheidungen: Entscheidungen unserer Administratoren über Registrierungen und Nutzerkonten (insbesondere Freigabe oder Ablehnung einer Registrierung, Sperrung und Aufhebung einer Sperrung, Einsicht in ein Nutzerkonto nach § 5 sowie Löschung) protokollieren wir in einem manipulationssicheren Audit-Log. Gespeichert werden der Zeitpunkt, die Art der Entscheidung, die interne Kennung des betroffenen Nutzerkontos, die Kennung des handelnden Administrators und die von ihm angegebene Begründung. Mit Ablauf des dritten Kalenderjahres, das auf die jeweilige Entscheidung folgt, werden die Kennung des betroffenen Nutzerkontos und die Begründung unkenntlich gemacht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO (Nachweis unserer Entscheidungen, insbesondere zur Abwehr unberechtigter Ansprüche).

(9) Schutz vor Mehrfachnutzung von Vorteilen: Damit eine kostenfreie Runde und der Empfehlungsvorteil je Unternehmen nur einmal genutzt werden, speichern wir zu den Steuerkennzeichen Ihres Unternehmens (Steuernummer, USt-IdNr. bzw. UID) einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Prüfwert (Hash), aus dem sich das Steuerkennzeichen ohne diesen Schlüssel nicht ermitteln lässt, sowie den Zeitpunkt, zu dem ein Vorteil gewährt wurde. Der Prüfwert ist keinem Nutzerkonto zugeordnet und bleibt auch nach Löschung Ihres Kontos bestehen, damit ein Vorteil nach einer erneuten Registrierung nicht ein zweites Mal gewährt wird. Wir löschen ihn mit Ablauf des dritten Kalenderjahres, das auf die letzte Gewährung eines Vorteils folgt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verhinderung der Mehrfachnutzung).

Als betroffene Person stehen Ihnen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten.

Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Recht auf Korrektur unrichtiger Daten.

Löschung / „Recht auf Vergessenwerden" (Art. 17 DSGVO): Recht auf Löschung der Daten, sofern keine gesetzlichen Ausnahmen greifen.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Recht auf Sperrung der weiteren Datenverarbeitung unter bestimmten Bedingungen.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Recht auf Erhalt der bereitgestellten Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt werden.

Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde (z. B. Landesbeauftragter für den Datenschutz Baden-Württemberg).